Petercam : cruciale traceerbaarheid

Petercam gebouw brusselSébastien Legrand, Head of Accounting van Petercam, blikt terug op zijn keuze voor Virtual Invoice. Een strategische keuze voor deze onderneming die om en bij de 10.000 facturen per jaar verwerkt. Omdat daarmee de informatie beter wordt beheerd en beter circuleert binnen de onderneming.

Hoe bent u tot de beslissing gekomen om over te schakelen op Virtual Invoice?

De integratie gebeurde in verschillende stappen. De boekhoudsoftware van onze Belgische filialen was volledig verouderd. We gingen dan op zoek naar een grondige oplossing Na een blik op het bestaande aanbod, leek WinBooks de beste oplossing om aan onze noden te voldoen. Gezien de goede resultaten en de gebruiksvriendelijkheid van WinBooks, hebben we het snel ook ingevoerd voor de behandeling van de algemene boekhouding van onze moedermaatschappij. Wanneer dit was afgerond, hebben we stilgestaan bij de vraag hoe de verwerking van de facturen te verbeteren. De interne circulatie van facturen was eer der matig gestructureerd. We zijn beginnen werken met de Light-versie van Virtual Invoice, zonder de goedkeurings-module. Dat pakte het archiveringsproces aan, en dat was al heel nuttig op zich. Aldus konden we een resem tijdrovende bekommeringen vermijden, zoals het zoeken van documenten in archiefmappen; trouwens, dat voelt voor ons nu al aan als een middeleeuwse praktijk. Verder beschikt het department beheercontrole over een rechtstreekse toegang tot de verschillende stukken, een aanzienlijke stap vooruit in efficiëntie. Het raadplegen van de boekhoudkundige stukken op een computerscherm is een ongelooflijke luxe. Om nog maar te zwijgen over de transparantie en traceerbaarheid die ermee gepaard gaan. Vertrouwend op deze Lightervaring, wilden we een stap verder gaan en een nieuwe functie integreren: de elektronische goedkeuring van de documenten.

Het empirische heeft plaats moeten ruimen voor het praktische.

Vroeger was alles empirisch. De facturen passeerden fysiek van de ene person naar de andere, met alle risico’s op vervorming en kortsluiting. Voor ons was dit heel moeilijk,want eenmaal dat we een stuk doorstuurden naar het betreffende departement, hielden we er geen spoor meer van over. Alles was te onzeker en nam vooral te veel tijd in beslag. Er was hier een ander nadeel aan verbonden: de boekhouding weerspiegelde niet noodzakelijk de exacte toestand van de onderneming in zoverre dat, gezien het grillige karakter van het goedkeuringscircuit, we niet onmiddellijk alle facturen konden inbrengen. Om dit te verhelpen, hebben we voor de volledige versie van Virtual Invoice gekozen. Gezien de complexiteit van de verschillende gegevensstromen die beheerd moeten worden, hebben we Virtual Invoice eerst gebruikt voor het department IT, dat het grootst aantal facturen voortbrengt. Dit zou een leerrijke uitdaging zijn, want binnen dit department doen zich alle mogelijke gevallen voor.

En wat was de uitkomst ?

In het begin was er in de software slechts één parcours mogelijk voor de goedkeuring van de documenten. We hebben dit meegedeeld en werden snel gehoord: WinBooks heeft een add-in ontwikkeld waarmee het proces versoepeld is en een goedkeuring door verschillende tussenpersonen mogelijk wordt. Dit idee werd trouwens weerhouden om geïntegreerd te worden in de volgende versie, welke voorzien is voor de maand september. Eenmaal deze beschikbaar was, hebben we hem toegepast: het bleek voor ons uiterst doeltreffend te werken. Zelfs in die mate dat het nieuws snel de ronde deed en elk departement Virtual Invoice wou hebben.