Antwerpen: een success story

Buitengewoon vlotte algemene en analytische boekhouding

heavy international servicesHeavy International Services is gespecialiseerd in uitzonderlijk vervoer. Sinds 2002 werkt het met de WinBooksmodules voor algemene en analytische boekhouding. De demo bij zijn WinBooks® verdeler  overtuigde hen onmiddellijk. Ze schakelden vlot over, en genieten nu van de vele voordelen die het packet biedt. Ze zijn zo enthousiast over WinBooks, dat zij overwegen om nog andere toepassingen aan te schaffen.

Waarom schakelde u over naar een ander boekhoudpakket?

Carine Potoms, financial manager: “Heavy International Services werkte vroeger met het boekhoudpakket van één  van de beste software onder D.O.S.. In 2001 kondigde dat aan dat het de ondersteuning van dit  packet ou stopzetten. Wij moesten dus wel op zoek naar een andere oplossing. Hiernaar keken we toch al een tijdje uit, door de voorbijgestreefde en weinig gebruiksvriendelijke omgeving van het DOS pakket.”

Waarom de WinBooksoplossing?

Carine Potoms: “Heavy International Services begon zijn zoektocht met een marktverkenning. We woonden demo’s van verschillende boekhoudpakketten bij. Met de Winbooksoplossing was het liefde op het eerste gezicht. Ze overtuigde ons onmiddellijk, om meer dan één reden. Een aantal WinBooksontwikkelaars werkten vroeger bij de ontwerper van ons DOS pakket. Daardoor herkenden wij dadelijk bepaalde elementen van het WinBookspakket. Ook de gebruiksvriendelijke en vertrouwde Windowsomgeving charmeerde ons dadelijk, met haar icoontjes en menustructuur. Een andere belangrijke troef was dat de WinBooks® verdeler  vlot een automatische link kon ontwikkelen tussen het boekhoudpakket en het operationele pakket. In dit laatste voeren onze dossierbeheerders een aantal gegevens in, onder meer de aankoop- en  verkoopfacturen. Deze worden daarna in het WinBooks-boekhoudpakket geïmporteerd, via de koppeling van operationele activiteitscodes aan boekhoudkundige rekeningnummers.”

Verliep de overschakeling vlot?

Carine Potoms:  “De overschakeling naar het WinBooks-boekhoudpakket verliep uitzonderlijk vlot. In januari 2002 woonden wij de demo bij, en in mart 2002 was het pakket volledig operationeel. De WinBooks® verdeler  zette alle gegevens uit de oude software probleemloos over in de nieuwe. De gebruikers bij Heavy International Services volgden een halve dag opleiding bij WinBooks. Daarmee hadden zij het nieuwe pakket helemaal onder de knie. Er waren geen bijkomende investeringen in hardware nodig.”

Welke toegevoegde waarde levert het WinBooks® -boekhoudpakket? 

Carine Potoms:  “De grootste sterkten van het WinBooks® -boekhoudpakket zijn de buitengewone gebruiksvriendelijkheid, én de mogelijkheid om automatisch financiële rapporten aan te maken in Excelformaat. Toen we nog met het DOS pakket  werkten, moesten we die manueel opstellen. Nu worden de essentiële gegevens automatisch geëxporteerd naar Excel. Dit vergemakkelijkt bijvoorbeeld de opstelling van het maandelijkse omzetoverzicht per klant, én de driemaandelijkse resultatenrekening en balans. Handig is ook dat we in het pakket de wettelijke kosten- en opbrengstenstructuur zelf kunnen verfijnen, tot op liefst acht niveaus. Daarvan gebruiken wij er drie: departement, voertuig en dossier. Andere waardevolle functies van het WinBooks® -boekhoudpakket zijn de controle op ontbrekende factuurnummers bij de opmaak van de btw-aangifte, en die op foutieve btwnummers bij de opmaak van de jaarlijkse btw-listing.  Hebben we een vraag of bemerking? Dan kunnen we terecht bij de helpdesk van de WinBooks® verdeler . Enkele keren per jaar verschijnt er een geactualiseerde versie van het pakket. Die downloaden we dan van internet. Dat zit inbegrepen in onze jaarlijkse WinBooksbijdrage.  Samenvattend kunnen we stellen dat het WinBooks® boekhoudpakket volledig aan onze verwachtingen voldoet, en zelfs nog meer doet dan dat. Prima kwaliteit dus, bovendien tegen een verantwoorde prijs.”

En wat brengt de toekomst?

Carine Potoms: “Muziek – alleen maar muziek. Een link met de bank — via de Isabel-toepassing — lonkt. Door onze positieve ervaringen met het boekhoudpakket overwegen wij om ook het logistieke pakket van WinBooks aan te schaffen. Hiermee beheren we onder meer onze voorraden, facturering en transportgegevens efficiënter. Daarnaast is het sowieso praktisch om alle software-aankopen bij één enkele leverancier te concentreren.”