Administratieve dematerialisering

Fiscal Team

Stap 1: toegankelijke boekhouding

Max Fortpied is vennoot in het boekhoudkantoor Fiscal Team. Hij herinnert zich nog als gisteren de eerste ervaringen met WinBooks Accounting: “Eenvoud, grote gebruiksvriendelijkheid, gebruiksgemak voor boekhouder én leek, gekoppeld aan een hoge stabiliteit. Een voorbeeld? Dit programma maakt nooit debet/credit-fouten. Dat kun je van andere softwarepakketten niet altijd zeggen!” Deze symbiose tussen boekhoudtechniek en beheersmogelijkheden is voor Max Fortpied de hoeksteen van een professionele aanpak.

“Wij willen met de huidige technologische mogelijkheden het werk zo perfect mogelijk structureren – voor boek-houder én zaakvoerder. Daarbij gaat het onder meer om optimale gegevensinlezing en verwerkingsautomatisatie van boekhoudkundige stukken. Zodra een bedrijf grote volumes verwerkt, moet dat boekhoudkundig kostenefficiënt

gebeuren. Een voorbeeld? Een partner zorgt voor de gepersonaliseerde dienstverlening bij de inlezing van elektronische bankuittreksels (CODA). Want zo werk je efficiënter bij betalingsherinneringen, gebeurt de codering van bankgegevens bijna in real time, en heb je elke dag een duidelijk zicht op de financiële situatie.”

… altijd en door iedereen

Met de recente technologische evoluties heeft Fiscal Team al heel vlug zijn servers en de totaliteit van de IT-dienstverlening gedecentraliseerd bij zijn partner en WinBooks-verdeler.

Facts & Figures Oprichtingsdatum : 1998 Personeel : 10 boekhouders en experten in comptabiliteit Omzet : 1 miljoen euro Website : www.fiscalteam.be

“In het begin deed ik zowat alles zelf. Maar dan zit je met configuraties, anti-viruspakketten, back-ups, licentiebeheer, upgrades, … In al die situaties moet er vaak ingegrepen worden precies op een moment dat ik er zelf niet ben. Uiteindelijk is dat mijn vak niet!” Het resultaat van die oursourcing? De virtuele boekhoudposten zijn altijd up-to-date. En Max Fortpied

heeft er toegang toe waar hij ook is: op kantoor, thuis of bij een klant.

Stap 2: dematerialisering van facturen

Het is dan ook logisch dat Fiscal Team meteen interesse had voor de dematerialisering van facturen via de software Virtual Invoice van WinBooks. “De facturen inscannen? Dat is twee keer niks. Het is niet zinvol om een deel van de klantendossiers op de traditionele manier te verwerken en andere met Virtual Invoice. Het is alles of niets: je moet alle facturen en bankuittreksels integreren.”

Met ScanSend van Virtual Invoice scant Fiscal Team de documenten en stuurt ze rechtstreeks naar het juiste klantendossier op hun server. “De automatische matching gebeurt razendsnel: ongeveer drie tot vier documenten per seconde. Bovendien zorgt ScanSend voor bestandscompressie. Dat versnelt nog de koppeling van het ene boekhoudstuk aan het andere.”

ScanSend voor intern gebruik is ook het uitgelezen hulpmiddel waarmee klanten hun facturen scannen Configuratie: WinBooks Accounting Fiduciaire en Virtual Invoice Light. Modules: Inventaris van boekingen, import/export, fiscale bijlagen, nationale overschrijvingen, internationale overschrijvingen, analyse, facturatie, abonnementenbeheer, vastgoed- beheer, identificatiegegevens via internet, balansen NBB online, Intrastat, CODA inlezen, forfaitaire boekhouding, netwerk, 100% herkenning (V.I.R.S. 100) – inclusief opzoeken in volledige tekst en met filters, overdracht naar registratievakken van facturen, ScanSend, tien boekhoudposten.

en rechtstreeks doorsturen naar het boekhouddossier bij hun fiduciaire. “Wij hebben het pakket inderdaad bij een twintigtal klanten geïnstalleerd. Je moet ze dan wel een tijdje opleiden om te vermijden dat ze echt alles scannen, zoals betalingsherinneringen en verzendnota’s … Het is een heel efficiënt instrument, maar bij het scanningproces blijft de menselijke factor ook een rol spelen.”

De volgende stap voor Fiscal Team? Het papier verdwijnt straks volledig. Max Fortpied: “Doodeenvoudig: de factuur loopt binnen, wordt gescand en geboekt. ScanSend certificeert de pdf en plaatst een datumstempel. De administratie kan de papieren versie nog een maand lang opvragen. Daarna geldt het pdf-bestand als origineel en wordt de papieren versie deskundig vernietigd.” De digitalisering is nu wel echt aan zijn opmars bezig.