• [Accounting] U hebt de toegang van een dossier vergrendeld en u wilt het opnieuw toegankelijk maken of u wilt een dossier openen dat op een andere computer aangemaakt werd. U moet dus aan WinBooks wijzen waar hij dit dossier kan terug vinden.

    Vooraleerst moet u eender welk dossier openen. Bvb : Parfilux.

    – In het menu Dossier, Klik op Gebruiker / Bedrijven.

    – Kies Bedrijven.

    – Klik op TOEVOEGEN.

    – In DIRECTORY uw dossier selecteren. Bvb : Z:WinBooksdataJanssens of klik op het icoon dat het aangeduide pad kan omzetten in U.N.C. (volledig pad, onafhankelijk van de pc waarop u werkt). Bvb : als u Z:hebt ingesteld voor de eenheid \bigsisterd, dan is het U.N.C. pad \bigsisterddataJanssens.

    – Kies een bestand. In ons voorbeeld “Janssens_param.dbf”.

    – Klik op BEWAREN en het dossier zal bijgevoegd worden aan de lijst van de bedrijven.

  • [Accounting] Hoe de module Office API Full activeren ?

    De gebruikers die over een licentie met de module Office API Full beschikken, hebben toegang tot het supplementaire menu van WinBooks in de menu lijst van EXCEL.

    Als het menu WinBooks niet zichtbaar is in EXCEL, ga dan door als volgt :

    – Start het programma WINBOOKS.

    – Open een dossier (bvb : PARFILUX)

    – Kies het menu DOSSIER.

    – Kies de optie PRINTEN.

    – Selecteer een lijst, bvb, een periodieke algemene balans, door het bijstaande vakje aan te vinken.

    – Klik dan op BEKIJKEN OP SCHERM.

    – klik op EXPORT EXCEL.

    – In het dialoog venster, het vakje “Ms Excel openen om het document te visualiseren” aanvinken.

    – Dan klik op OK.

    Of maak een verbinding tussen WB en EXCEL zoals hieronder aangeduid :

    -Kies her menu TOOLS in Excel.

    – Kies de optie ADD INS.

    – Vink het vakje “WinBooks for Excel” aan.

    – Klik op OK.

  • [Accounting] Hoe kan ik het logo van mijn bedrijf toevoegen in de betalingsaanmaningen ?

    Ga naar het configuratiescherm en voeg uw logo  (maximum 100 kb) toe onder Bedrijf / Bedrijfsgegevens / tabblad Algemene info onderaan in de Bedrijfsinformatie.

  • [Accounting] Advantage Database Server of Microsoft SQL Server. Welk van beide is de juiste keuze ? (in het Engels)

    To minimize the cost of deploying database applications you must match the database management system’s features to the application’s requirements. Using a complex enterprise database management system for embedded or distributed database applications results in unnecessary licensing, training, development, deployment, administration and support costs.

    Advantage Database Server (ADS) is designed for use in embedded and distributed systems so it requires no routine maintenance or support. The first year total cost of ADS is less than 10% of the cost for Microsoft SQL Server. The disk footprint of ADS is 1/50th of SQL Server’s yet ADS provides all the features you need including :

    • SMP support

    • Cluster support

    • Cross-platform support

    • Transaction control

    • Replication

    • A rich SQL dialect

    • An extensive SQL function library

    • A sophisticated query optimizer

    • Row level locking

    • No lock escalation

    • Navigational access

    • Declarative referential integrity

    • Declarative column and row constraints

    • A GUI database development tool

    • Drivers for all popular development tools

    • A sophisticated security system

    • A powerful data conversion utility

    Advantage Database Server easily converts applications that use Access, Paradox, dBase, FoxPro or Clipper tables to a client/server architecture. The conversion process is much easier than converting to SQL Server because ADS supports the navigational architecture your application is already designed for. There is no need to convert data access code to SQL and redesign your user interface for SQL’s set orientation. ADS lowers the cost of building new applications because it is much easier to learn and deploy than SQL Server. One measure of product complexity is the length of the vendor’s training programs. The requirement to become a certified SQL Server 2000 database.

  • [Accounting] Wanneer ik Advantage Database Server (ADS) installeer, wat moet ik als talen kiezen voor ANSI Character Set en OEM Character Set?

    Opdat ADS kan functioneren met WinBooks, moet hij op volgende manier geconfigureerd worden: br> ANSI Character Set – Engl(UK) OEM Character Set – USA

  • [Accounting] Mijn jaarlijkse BTW-listing wordt niet correct geprint. Waarom?

    Kijk na of de grootte van het papier wel op A4 staat in de eigenschappen van de printer.

  • [Accounting] Hoe verzend je een aangifte van de BTW, een jaarlijkse BTW lijst of een intracommunautaire opgave via WinBooks en intervat(formaat xml)?

    U vindt hieronder een bestand dat meer uitleg geeft, voor iedereen die dat wil bereiken.

    Uitleg over hoe je een BTW aangifte verzendt (formulier 625) op het platform Intervat (formaat xml) : HIER

    Uitleg over hoe je een jaarlijkse BTW lijst verzendt (formulier 725) op het platform (formaat xml) : HIER

    Uitleg over hoe je intracommunautair overzicht verzendt (formulier 723 op het platform Intervat (formaat xml) : HIER

  • [Accounting] Ik gebruik het automatisch voorstel om up te daten in het WinBooks netwerk en iedere keer dat ik het programma opstart stelt hij me voor om deze up te daten. Wat moet ik doen?

    Wanneer u de update zipfile binnenleest via de WinBooks website, moet u de filenaam van de binengelezen file per default bewaren. WinBooks gebruikt immers deze naam om te controleren of u beschikt over de laatste softwareversie.

  • [Accounting] Hoe kan ik een automatische update van het WinBooks programma parametreren?

    Om het automatische voorstel tot updaten van het programma te activeren, volstaat het te gaan naar DOSSIER – ONDERHOUD – INSTALLEREN NIEUWE VERSIE. In dat venster geeft u het pad aan waar u het .zip bestand van de update wenst op te slaan.

    Opgelet, de activatie van de automatische update gebeurt per post (pc).

  • [Accounting] Wanneer ik een bestaand rapport wil openen in Balansanalyse, krijg ik een melding : Een rapport kan enkel in “inzage” modus geopend worden.

    Het paragraaf 2.5 van de handleiding (Balansanalyse, Help) detailleert dit probleem en de oplossing ervan is te vinden in het deel 6.1.

  • [Accounting] Mijn bankrekeningen zijn omgezet in euro… Wat moet ik doen in WinBooks?

    Vanaf 1 juli 2001 werden bepaalde bankrekeningen automatisch omgezet in euro. Al naargelang de bankinstelling gebeurt deze omzetting ergens voor 31 december.

    Hoewel de bedragen in BEF op uw uittreksels staan naast de bedragen in euro, moet u zich niet vergissen: de omzetting heeft wel degelijk plaatsgevonden. Als u hier geen rekening mee houdt en u beslist uw transacties in BEF verder uit te voeren, zult u onvermijdelijk geconfronteerd worden met afrondingsverschillen tussen de saldo’s die WinBooks berekent en de saldo’s op uw uittreksels.

    Ter illustratie verwijs ik naar het volgende voorbeeld:

    Voorbeeld:

    Eindsaldo op 30 juni 2001 = 60.000 BEF

    Laten we 3 betalingen in BEF als voorbeeld nemen:

    een betaling aan leveranciers van 12.000 BEF

    twee betalingen aan leveranciers van 24.000 BEF

    Als uw rekening op 1 juli 2001 nog in BEF uitgedrukt is, krijgt u het volgende uittreksel:

    Beginsaldo op 1 juli 2001: + 60.000 BEF

    Transactie 1 – 12.000 BEF

    Transactie 2 – 24.000 BEF

    Transactie 3 – 24.000 BEF

    Nieuw saldo 0 BEF

    Als uw rekening daarentegen op 1 juli 2001 werd omgezet in euro, zal uw nieuwe saldo na de uitvoering van de transacties niet 0 euro bedragen, maar 0,01 euro.

    Beginsaldo op 1 juli 2001: + 1 487,36 euro

    Transactie 1 – 297,47 euro (- 12 000 BEF)

    Transactie 2 – 594,94 euro (- 24 000 BEF)

    Transactie 3 – 594,94 euro (- 24 000 BEF)

    Nieuw saldo + 0,01 euro

    De bedragen die zijn uitgedrukt in BEF zijn enkel nog vermeld ter informatie. U moet vanaf nu wel degelijk rekening houden met de bedragen in euro. In ons voorbeeld heeft u 0,01 euro gewonnen (dus 0,4 BEF), gewoon door het feit dat uw rekening is omgezet in euro.

    Uiteraard zal het niet altijd op deze manier gaan. Naargelang de transacties kunt u in plaats van winst een licht “afrondingsverlies” optekenen, te wijten aan de omzetting.

    In WinBooks moet u dus als volgt tewerk gaan:

    Een nieuw financieel dagboek aanmaken in euro.

    Het financiële dagboek in BEF aanzuiveren via een overboekrekening (5800…)

    Het nieuwe saldo van de rekening in euro zetten via deze overboekrekening

    We bekijken deze 3 transacties in detail.

    Een nieuw financieel dagboek in euro

    Menu BESTANDEN –TABELLEN – DAGBOEKCODES.

    In het venster met de dagboekcodes, selecteert u het type FINANCIËLE DOCUMENTEN. Klik op NIEUW.

    Codeer de kenmerken in dit nieuwe dagboek:

    De code van het dagboek in maximum 6 tekens.

    De naam van het dagboek

    De toegewezen centralisatierekening. Om het overzichtelijk te houden moet u een regel vastleggen voor het aanmaken van de centralisatierekening, zeker als u verschillende bankrekeningen heeft.

    (Voorbeeld: U heeft drie bankrekeningen in BEF, waarvoor de centralisatierekeningen Respectievelijk de rekeningen 550010, 550020 en 550030 zijn. Gebruik bijvoorbeeld het laatste teken om de centralisatierekeningen van de financiële dagboeken in euro te onderscheiden. U zou aldus de overeenstemmende rekeningen 550015, 550025 en 550035 kunnen aanmaken.)

    De munt: vergeet niet “EUR” te kiezen.

    Het financiële dagboek in BEF aanzuiveren via een overboekrekening (5800…)

    Ofwel heeft u al een overboekrekening in uw boekhoudplan, ofwel maakt u er een aan op voorhand.

    In het voorgaande voorbeeld bedroeg het laatste saldo op 30 juni 60.000 BEF.

    Ga naar de codering van het financiële dagboek in BEF. Codeer een nieuwe lijn en boek – 60.000 op de overboekrekening (580 …) zodat het nieuwe eindsaldo 0 BEF bedraagt.

    Het nieuwe saldo van het financiële dagboek in euro zetten

    In uw nieuwe financiële dagboek registreert u als eerste beweging het beginsaldo in euro.

    In ons voorbeeld boekt u + 1 487,36 euro op de overboekrekening.

    De bewerking is af en u bent klaar om uw uittreksels in euro in te voeren in uw nieuwe dagboek.

    U kunt het financiële dagboek in BEF nog altijd raadplegen en wijzigen.

  • [Accounting] Sedert 01.04.2007 zijn de VU op voertuigen gelinkt aan de CO2 emissienormen. Hoe kunnen we dit in WinBooks Accounting beheren, in het bijzonder op niveau van de VU lijst en de tabel van de afschrijvingen ?

    1 ° Voor de VU lijst is het nodig om algemene rekeningen aan te maken (wagenonkosten …)   per type % VU en dit in functie van de CO2.  Er zullen dus meerdere algemene rekeningen zijn vanaf 1 april 2007.

    2° Voor de vaste activa is het daar ook nodig om meerdere 630200 rekeningen aan te maken (één per aftrekpercentage).  Vervolgens, zullen de algemene rekeningen in de betrokken de fiches van de vaste activa moeten worden aangepast.  

  • [Accounting] Hoe voer ik een buitenlands postnummer in op een klant –of leveranciersfiche ?

    Als u zich in de FICHE van deze derde (klant of leverancier) bevindt, klikt u op het vergrootglas dat zich naast het postnummer bevindt.

    Dan komt u terecht in de tabel met de Postnummers. Doe NIEUW [F9] en voer eerst de landcode in (twee letters), gevolgd door het postnummer. Duid vervolgens de naam van dit postnummer aan.

    Vervolgens klikt u op SELECTEREN en het postnummer verschijnt op de beschrijvende fiche van deze derde.

  • [Accounting] Hoe wijzig ik de bedragen die WinBooks voorstelt in mijn BTW-aangifte ?

    Nadat u de berekening van de BTW-aangifte gevraagd heeft via DOSSIER – AFDRUKKEN – tabblad “ADMINISTRATIEVE DOCUMENTEN” kunt u gegevens toevoegen zoals een aanvraag tot teruggave, een eventueel betaald voorschot, enz. U kunt ook bepaalde cijfers op de aangifte die door WinBooks zijn berekend wijzigen (vb. voor vak 62).

    Om dat te doen moet u gewoon in de hoofdingbalk van de aangifte klikken op WIJZIGEN. Er verschijnt een nieuw venster met 6 tabbladen. Klik op het desbetreffende tabblad. Tegenover elk vakje verschijnen twee velden. In het eerste staat het door WinBooks berekende bedrag dat u niet kunt wijzigen. In het tweede vakje kan de gebruiker een cijfer invullen. Dat wordt opgeteld bij het door WinBooks berekende bedrag. Tot slot klikt u op de knop Bewaren opdat de wijziging opgeslagen zou worden

  • [Accounting] Ik werk met een pc van het merk HP en de grootte van het font voor mijn schermen in WinBooks lijkt te groot. Bijvoorbeeld: Bepaalde knoppen verschijnen op twee lijnen. Wanneer ik tijdens het inboeken van de aankopen/verkopen een algemene rekening wens aan te duiden, dan stelt WinBooks me de lijst van sjablonen voor.

    Inderdaad, wij hebben gemerkt dat bepaalde HP pc’s een andere waarde hebben op gebied van bepaalde fonts. Om dit probleem op te lossen, raden wij u aan om volgend bestand te downloaden. Gelieve dit bestand te unzippen en uit te voeren met administratierechten. Dit bestand zal de parameters van de Registry database aanpassen.

  • [Accounting] Kan ik rekeningen aanmaken in mijn boekhouddossier die voor andere gebruikers van het dossier niet zichtbaar zijn?

    Indien u over de veiligheidsmodule beschikt, kan u sommige rekeningen vertrouwelijk maken. De op vertrouwelijke rekeningen geboekte bedragen zijn onzichtbaar voor de gebruikers die de toestemming niet hebben om deze te raadplegen.

    1. Voeg het veld VERTROUWELIJK aan de fiches van het boekhoudplan toe.

    U voegt het veld toe via menu DOSSIER- PARAMETERS – BESTANDEN, Tabblad Boekhoudplan, kies het veld Vertrouwelijk en bewaar de wijzigingen (zie figuur).

    2. Selecteer de optie ALGEMENE REKENINGEN in het menu BESTAND.

    Selecteer de rekening die u vertrouwelijk wil maken en klik op het tabblad FICHE.

    Kruis het vak VERTROUWELIJK in het onderste gedeelte van de fiche aan.

    Klik op de knop BEWAREN om de wijziging op te slaan.

    3. Selecteer de optie GEBRUIKERS/BEDRIJVEN in het menu DOSSIER.

    Selecteer – in de lijst van reeds aangemaakte gebruikers – de gebruiker die de toestemming niet heeft om de op vertrouwelijke rekeningen geboekte bedragen te zien.

    Voeg – indien nodig – een nieuwe gebruiker toe.

    Klik op WIJZIGEN om de status van de geselecteerde gebruiker te wijzigen.

    Kruis – in het onderste gedeelte van het nieuwe venster m.b.t. de toegangsrechten – het vak ALLE TOEGANGSRECHTEN BEHALVE aan.

    Selecteer – in de afrollijst – DE VERTROUWELIJKE REKENINGEN ZIEN en kruis het vak aan om de overeenkomende beperking op te leggen

  • [Accounting] Hoe de module Analytische boeken instellen in WinBooks?

    WinBooks aanvaardt de analytische boeking alleen maar op de algemene rekeningen die ingesteld zijn voor dit doel. Aan de hand van de lijst van de algemene rekeningen, kan de gebruiker aanduiden voor welke rekening (of klasse of onderklasse van rekeningen) hij een bijkomende analytische indeling wenst.

    Om deze algemene rekeningen voor de analytische boekingen in te stellen :

    – Kies de optie ANALYTISCH in het hoofd menu.

    – Kies de optie INSTELLINGEN en daarna ALGEMENE REKENINGEN.

    – In dit venster kunt u de lijst van de algemene rekeningen zien en merkt u dat elke rekening een groen of rood signaal heeft, en dat voor elke analytisch plan (baan, dossier, …).

    – Het rode signaal duidt aan dat geen enkele analytische boeking aangevraagd is voor deze rekening en plan.

    – Het groene signaal duidt aan dat analytische boekingen aanvaard zijn voor deze rekening.

    Op het rode signaal klikken om te switchen naar groen en omgekeerd.

    – Als men op het signaal klikt dat overeenkomt met de hoofdklasse, dan worden alle rekeningen in deze klasse automatisch veranderd.

    – Vanaf het moment dat de analytische boekingen aanvaard zijn, is het mogelijk van een waarde per gebrek voor deze rekeningen aan te geven tijdens de keuze van deze waarde in het afrolmenu.

    De waarde per gebrek zal automatisch voorgesteld worden tijdens de boeking.

  • [Accounting] Ik krijg de melding “Could not find” tijdens de installatie van de Update?

    Een dergelijk bericht tijdens de installatie van uw update in WinBooks (Dossier – Onderhoud – Installeren nieuwe versie) duidt aan dat het bestand Upgrade.exe ontbreekt in de folder waar WinBooks geïnstalleerd is. U kunt deze steeds bij uw verkoper bekomen.

  • [Accounting] Hoe kan ik de jaarlijkse btw listing hergroeperen op diskette?

    Met WinBooks V3.00 kan je makkelijk verschillende listings groeperen op één schijf.

    De individuele listings van de verschillende dossiers worden per dossier aangemaakt. De optie Jaarlijkse btw listing in de afdruklijst, genereert deze individuele listings. De listing wordt in .txt formaat omgezet als men deze op diskette visualiseert op het scherm.

    De benaming en de plaats van het bestand, zijn later van belang voor de hergroepering.

    De hergroepering van de jaarlijkse btw listing kan aangemaakt worden vanuit eender welk dossier… De werkwijze wordt hieronder stapsgewijs weergegeven:

    Kies het bestandspad van de hergroepering, deze kan worden opgezocht of manueel worden ingevoerd.

    Vul de bijkomende informatie in.

    Klik op de knop TOEVOEGEN om de individuele listings aan de groep toe te wijzen. Deze heeft u eerder een specifieke naam en plaats gegeven. Meerdere listings kunnen tegelijk geselecteerd en ingevoegd worden.

    De knop WISSEN laat toe, listings te verwijderen uit de inhoud van het bestand en de knop TNH laat toe alle geselecteerde listings uit het bestand te verwijderen.

    Door te klikken op de knop AFDRUKKEN of BEKIJKEN OP SCHERM wordt het hergroeperings-bestand opgeslagen op de gekozen schijf. Bij afdruk wordt het begeleidend document uitgeprint. De laatste pagina is voor intern gebruik en duidt de eventuele ontbrekende gegevens aan. Dit is geenzins een controle van de geldigheid van de individuele lijsten, die in het aldus gegenereerd enig bestand te vinden zijn. 

  • [Accounting] Hoe kan ik bij ‘Overschrijvingen Leveranciers’ zien dat creditnota’s geboekt werden voor een bepaalde leverancier zonder dat ze gelinkt werden aan de te betalen factuur?

    Na het opvragen van het betalingsvoorstel krijgt u een overzicht van alle te betalen facturen aan leveranciers. In dit voorstel is er een kolom, genaamd Totaal DNM. Deze kolom betekent: Totaal van de niet gematchte debetrekeningen voor deze rekening (niet toegekende betalingen, ongematchte creditnota’s,…). Het totaalbedrag van de DNM van de leverancier wordt gevisualiseerd op elke lijn (elke openstaande factuur) van deze leverancier.

  • [Accounting] Hoe kan je je klanten-/leveranciersfiches en je boekhoudplan personaliseren ?

    Via DOSSIER/PARAMETERS/BESTANDEN kan je de klanten-/leveranciersfiches en boekhoudplan configureren. In het configuratiescherm heeft u de mogelijkheid om bepaalde velden aan te maken of te verwijderen m.b.t uw identificatiefiches.  Hier kan u het type veld ( numeriek veld, vrije tekst, …), evenals de lengte van deze laatste bepalen.

  • [Accounting] De modus client-server, welk nut ? ( in het Engels)

    Desktop database applications developed with tools such as CA-Clipper, FoxPro, Visual Basic and Delphi have traditionally been popular because they are relatively inexpensive to implement and deploy. But as more users and Internet and remote access capabilities are added, performance, data integrity and security begin to suffer. Moving the application to a client/server platform is the perfect solution. When a PC database application is used by only a few users on a LAN, and the database is small, the application usually provides good performance, is easy to maintain, and is relatively stable. Very small user sites often acquire additional tools for use against their database, such as report generators and database browsers. Everything is running smoothly and all database tools are in place. Performance is good and the database is stable. .

    Want more info : HERE

  • [Accounting] Ik gebruik WinBooks en mijn data bevinden zich op een server. Sinds ik Microsoft Office 2000 geïnstalleerd heb, werkt WinBooks trager dan vroeger

    Na analyse is gebleken dat het programma FindFast de tijd om toegang te krijgen tot de gegevens vertraagt. Dit programma stuurt voortdurend verzoeken over het netwerk om te kijken welke de laatste Office-documenten zijn. U kunt dit programma uitschakelen met Windows NT.

    Als u echter onder Windows 2000 werkt, kunt u het programma niet uitschakelen. U moet FindFast van uw computer verwijderen met de cd-rom van Office 2000.

  • [Accounting] Hoe een dossier van WinBooks ontcijferen?
    • Open het betrokken dossier.
    • Kies in het menu DOSSIER: Selecteer het submenu ONDERHOUD, optie ONTCIJFEREN.
    • De ontcijfering is mogelijk en noodzakelijk in sommegie gevallen : om de beveiligingscode te vervangen, om in de bestanden in te grijpen.
    • De ontcijfering eist het invoeren van de beveiligingscode.
    • Voer de beveiligingscode in en klik op ONTCIJFEREN.
    • Klik op OK om terug te gaan naar het hoofdmenu.
  • [Accounting] Wanneer wordt er een decodering met behulp van een sleutel gevraagd ?

     

    "- Bij elke toegang tot een dossier (default optie), indien deze optie niet werd uitgevinkt tijdens de encryptie.  
    – Bij  het recupereren van een back-up. 
    – Om een dossier te decoderen, hetgeen nodig kan zijn in bepaalde gevallen : om de sleutel te wijzigen, om een niet-encrypted kopie te maken, om een interventie in de bestanden toe te laten, … – Bij een transfer van een dossier naar een derde (import/export, …).
     
    PS : Tijdens eenzelfde werksessie, onthoudt WinBooks Accounting het laatst toegekende paswoord in haar geheugen.  U hoeft het slechts opnieuw in te brengen nadat u de software heeft verlaten. "