Het uitwisselingsplatform – Hoe uw weg vinden doorheen de overvloed aan aanbiedingen van nieuwe boekhoudplatformen?

 

Vandaag is het aanbod aan uitwisselingsplatformen letterlijk geëxplodeerd. Echter moet ze zorgvuldig geselecteerd worden en zowel met de noden van de fiduciaire als met die van zijn vele verschillende soorten klanten overeenstemmen. Dit is één van de belangrijkste voorwaarden voor een succesvolle digitalisering van het kantoor.

De tool is, zoals we het al gedefinieerd hebben, een soort brug tussen de software van de fiduciaire en zijn klant. Het maakt de eenvoudige overdracht van de documenten mogelijk (via scan, mail, elektronische factuur, …) en de automatische inbreng van deze documenten rechtstreeks in de software van de boekhouder die zich aan zijn kant bezighoudt met de boekingen. Het platform dient eveneens als archiefcentrum, aangezien alles er gecentraliseerd en toegankelijk is. Inderdaad, van zodra de gegevens verwerkt zijn, zal de boekhouder er de btw-aangifte, de balans, … maar ook specifieke rapporteringen deponeren.

Dit platform is dus een belangrijke tool en de accountant heeft er baat bij om een lijst met essentiële criteria op te stellen om de toestroom aan aanbiedingen te evalueren.

Langs de kant van de boekhouder :

  • Zoals eerder vermeld, is het belangrijkste element waar rekening mee moet gehouden worden, de connectiviteit met haar oplossing. Dit criterium zal het verschil maken: deze interoperabiliteit zal de boekhouder toelaten om alles te beheren zonder uit zijn boekhoudsoftware te moeten gaan, zowel bij het ontvangen als bij het verzenden van documenten en het genereren van dashboards. Bijvoorbeeld, van zodra de klant zijn facturen op het platform heeft ingediend, worden ze voorgesteld voor automatische codering in de software van de boekhouder – omgekeerd kan de boekhouder een document dat hij heeft opgemaakt voor zijn klant met een simpele « push » vanuit zijn software verzenden.
  • Het is vervolgens noodzakelijk om meer te weten te komen over de functionaliteiten van het platform: naast de overdracht van de documenten, moet het een echte dialoog tussen de twee partijen via gedeelde kalenders mogelijk maken, gerichte discussies over bepaalde documenten, … Het is ook essentieel dat het een automatisch rapporteringssysteem bevat via dewelke de fiduciaire de cijfers over de gezondheid van de activiteiten van elke klant op een interactieve en didactische manier kan communiceren.
  • De tool moet een toegevoegde waarde brengen: het delen van de gegevens en de functionaliteit van de rapportering laten de boekhouder toe om toegang te krijgen tot alle gegevens die nodig zijn om een goede kennis van de activiteit van zijn klant te verkrijgen en zodoende goed advies op het juiste moment te kunnen verstrekken.
  • Ten slotte, gezien het aanbod ruim is en nieuwe perifere oplossingen elke dag, is waakzaamheid geboden wat betreft de duurzaamheid van de gekozen tool en de capaciteit tot technologische en commerciële ontwikkeling.

Langs de kant van de klant van de fiduciaire :

  • Bij de keuze van zijn samenwerkingsplatform, moet de fiduciaire eveneens rekening houden met zijn klant. Het belangrijkste element moet het gebruiksgemak zijn: de interface moet simpel, intuïtief en ergonomisch zijn. Of de klant nu techneut of digitale neofiet is, hij moet de applicatie reeds na een korte toelichting kunnen gebruiken, anders bestaat het risico dat hij het nooit zal gebruiken.
  • Om gebruikt te worden, moet het platform een meerwaarde zijn voor de klant, door onder andere geüpdatete informatie en een betere samenwerking met zijn boekhouder te garanderen, wat hem zal toelaten zijn activiteiten beter te beheersen.
  • Laatste criterium, het ter beschikking stellen van een begeleidingsproces bij het gebruik van het platform (handleiding of opleiding) is eveneens een te overwegen factor.

Tenslotte,  vooraleer de Rubicon over te steken, is het noodzakelijk om van een gedetailleerd overzicht te kunnen profiteren om te controleren of het platform voldoet aan de checklist. Eens de keuze is gemaakt, zal de fiduciaire zich kunnen concentreren op het bewerkstelligen van de nieuwe organisatie binnen het kantoor en de verrijking van het aanbod door het gebruik van deze tools en diensten online te integreren. Zonder twijfel een opportuniteit, maar die goed moet overwogen worden.

Commentaires

comments