WinBooks Connect : De Nieuwe Uitdaging

Fiduciaires zien hun aantal klanten gestaag aangroeien – en dus moeten ze steeds meer dossiers en documenten beheren.

De bedrijven van hun kant stellen hogere eisen aan de controle van hun cijfers. De klanten van de fiduciaires willen bovendien betere en gemakkelijkere toegang tot hun gegevens. En meer mobiliteit.

De uitwisseling van gegevens tussen de fiduciaire en zijn klant loopt niet altijd van een leien dakje. Er is vaak te weinig gestructureerde en gebruiksvriendelijke communicatie tussen de klant, de fiduciaire en de software. Het gemeenschappelijke uitwisselingsplatform WinBooks Connect biedt tools die de toegang tot documenten en de uitwisseling ervan vergemakkelijken.

WinBooks Connect is een gemeenschappelijke toegangspoort voor boekhouder én klant, met een gamma services waartoe u op elk ogenblik via internet toegang hebt. WinBooks Connect vormt de basis van het tweespan boekhouder-klant.

WINBOOKS ZET FOCUS RESOLUUT OP DE TOEKOMST

WinBooks Connect, ontworpen voor tablets met aanraakscherm én voor pc’s, is onze eigen kleine revolutie. In de huidige context vindt WinBooks zijn nieuwe telg niet zomaar een aanvulling op zijn brede gamma. Nee, het is een noodzaak die minutieus inspeelt op de noden van ons tijdperk.

WinBooks Connect is de echte draad van Ariadne in de boekhouding: de verbinding tussen de fiduciaire, zijn klant, en alle wettelijke en boekhoudkundige stukken van de onderneming. Dit WinBooks-portaal maakt uitwisseling en opslag van documenten mogelijk, net als doelgerichte en voortdurende communicatie met de boekhouder. De toepassing is ontworpen voor maximaal gebruikersgemak, zelfs voor de slechte leerlingen in de boekhoudklas. Daar zit hem precies het potentieel van WinBooks Connect: de toepassing is zo ‘user friendly’ dat de klant al zijn aandacht kan toespitsen op zijn cijfers en tegelijk sneller aan zijn fiscale verplichtingen kan voldoen. En dat zullen fiduciaires graag zien. Want zo kunnen ze hun werk vlotter spreiden, spoedingrepen vermijden. Zo maken ze vooral tijd vrij voor hun adviserende rol bij klanten.

DE FUNCTIES

“WinBooks Connect dient zich aan als een website voor op-en-top intuïtief gebruik. Links staat de algemene menubalk, in het midden een ‘bureau’ en in de rechtse kolom komen de meest recente berichten. Het hoofdmenu heeft zes basisfuncties.”

Connect02

FACTUREN

De klant zet zich achter zijn ‘bureau’. Daar kan hij al zijn facturen downloaden. WinBooks stelt een reeks heel eenvoudige methodes voor: foto- en pdf-bestanden worden geüpload of verstuurd via een vast e-mailadres dat aan WinBooks Connect is gekoppeld. Liggen de facturen op zijn bureaublad? Dan heeft de klant de mogelijkheid om er informatie aan toe te voegen zoals de vervaldatum of het verschuldigde bedrag. Daarna deelt hij ze gewoon met zijn fiduciaire. Die codeert ze handmatig, of automatisch via Virtual Invoice. Na verwerking zijn de facturen consulteerbaar in de archieven van de toepassing. Ook alle aankoopfacturen worden op het portaal gecentraliseerd. WinBooks geeft de klant toegang tot een eenvoudig en efficiënt systeem voor betalingsbeheer. Het biedt facturen aan die dichtbij de vervaldag zitten, alsook de mogelijkheid om de reeds betaalde facturen aan te duiden.

DOCUMENTEN

De Klant en zijn fiduciaire bewaren hier alle documenten die bij het boekhouddossier horen, zoals processen-verbaal van algemene vergaderingen, leverancierscontracten of in het Staatsblad gepubliceerde statuten. De klant raadpleegt alle documenten die zijn fiduciaire in WinBooks verwerkte, zoals balansen of btw-aangiften. De klant en de fiduciaire bepalen zelf welke structuur ze aan het klassement geven. Ook hier staat het hen vrij om meta-informatie toe te voegen aan om het even welk document. Deze zone bevat overigens ook de archieven.

BERICHTENDIENST

De berichtendienst van WinBooks Connect werkt als een chatbox: er is een permanente dialoog tussen boekhouder en klant. Het is ook mogelijk om een gesprek te starten vanuit om het even welk document. Deze optie biedt de klant en zijn fiduciaire de mogelijkheid om een doelgericht gesprek te voeren.

TAKEN

Deze functie van WinBooks Connect werkt via een kalender waar klant en boekhouder de taken programmeren die op uitvoering wachten. WinBooks genereert er automatisch alle wettelijke vervaldata.

DASHBOARD

WinBooks Connect geeft u een schematisch overzicht van uw boekhouding. De toepassing heeft vier luiken: synthese van uw liquide middelen, vervaldagbalansen van klanten en leveranciers, resultatenrekeningen. In elke sectie klikt u door naar meer specifieke details: per algemene rekening, per derde, … Met het Dashboard controleert en analyseert u uw boekhouding ook globaal. Daarvoor zijn er grafieken, ratio’s en indicatoren van groei en terugval.

GRATIS FACTURATIE

WinBooks Connect geeft u ook gratis toegang tot een light* facturatieprogramma. De klant van de fiduciaire codeert zijn facturen. Zijn klanten krijgen hun facturen dan per mail toegestuurd en ze worden ook rechtstreeks naar WinBooks Connect verstuurd.

CONTINUE INFORMATIESTROOM

KLANT

Ik verstuur al mijn aankoopfacturen naar het portaal – via e-mail of upload. Mijn boekhouder behandelt ze dan de dag zelf.

Ik krijg toegang tot de gratis facturatiemodule. Zo verstuur ik mijn facturen rechtstreeks naar mijn fiduciaire.

Ik krijg een bericht over de vervaldag voor de betaling van mijn btw en kan in detail de gegevens van mijn btw-aangifte zien.

In de kalender en het takenbeheer vind ik al mijn afspraken en opdrachten terug, maar ook de boekhoudkundige vervaldata.

Ik heb overal en op elk ogenblik toegang tot alle stukken uit mijn boekhouddossier, dankzij het archiveringssysteem.

Ik overleg voortdurend en constructief met mijn fiduciaire.

FIDUCIAIRE

In het WinBooks-dossier van mijn klant krijg ik automatisch een melding zodra er nieuwe aankoopfacturen klaar staan. Als ik de herkenning van Virtual Invoice met WinBooks
gebruik, dan worden de coderingen automatisch aangeboden. Ik kan ook bij alle extra informatie die mijn klant heeft ingevoerd.

De toegang die mijn klant heeft tot de gratis facturatiemodule leidt naadloos tot een automatische doorvoer in zijn WinBooks-boekhouddossier.

Ik ‘push’ zijn btw-aangifte en alle bijbehorende rapporten zoals balans, aflossingstabel, saldi,… naar het portaal. Daar heeft hij rechtstreeks toegang toe.

Via het takenbeheer vraag ik mijn klant om mij bepaalde bewijsstukken te bezorgen. Ik krijg een bericht zodra die documenten klaar staan. Dat is een heel handige functie, vooral bij de afsluiting van het boekjaar.

Connect01

* Raadpleeg de gebruiksvoorwaarden op : https://www.winbooks.be

Commentaires

comments