News
Laten we verbonden blijven!
? Tips & Tricks – Digitalisatie
Hoe een document doeltreffend digitaliseren
Hoewel we steeds meer evolueren naar een papierloze samenleving, hebt u zonder enige twijfel nog papieren documenten te behandelen. Hoe zeefficiënt digitaliseren om ze te integreren in de boekhoudkundige stromen?De vraag is simpel, maar hier gaat het om u de « best practice » te geven omde efficiëntie van uw OCR en de automatische integratie te maximaliseren.
De scanner
De scanner zal u toelaten om een papieren document te digitaliseren in een beeld.
Keuze van de scanner
Een scanner kiezen die aangepast is aan uw behoeften is de eerste stap naar de digitalisering van papieren documenten. Er zijn verschillende punten waar u op moet letten.
Het type scanner: de flatbed scanner of de scanner met documentinvoer? Met deflatbed scanner kunt u slechts Ă©Ă©n documenttegelijk scannen, terwijl u met de scanner met documentinvoer alle documenten tegelijkertijd kunt invoeren zonder handmatige tussenkomst. Indien u een groot aantal facturen hebt (zonder nietjes), kiest u best voor deze optie.
Multifunctionele scanner/printer of specifiekescanner? Alles zal afhangen van de hoeveelheid te behandelen facturen. De scanners die geĂŻntegreerd zijn in multifunctionele printerszijn vaak trager dan specifieke scanners.
Scanner TWAIN of WIA-compatibel. U moet ook rekening houden met de compatibiliteit (protocol) voor de verbinding met uw computer. Als u van plan bent om uw scanner te gebruiken in combinatie met software om uw documenten te scannen en te beheren, zullen die vaak een scanner die compatibel is met TWAIN of WIA vereisen.
De scansnelheid. Vaak uitgedrukt in “ppm” (pagina’s per minuut) op de productbladen van scanners, zal de scansnelheid afhangen van uw noden. Er bestaan inderdaad verschillende scannergamma’s afhankelijk van de hoeveelheid documenten die u van plan bent om te scannen
Configuratietips
De scanmodus
Moderne scanners bieden de mogelijkheid om een scanmodus te kiezen die zich vertaalt in een verschillende beeldverwerking. Men stelt vast dat sommige modi best vermeden worden.Bijvoorbeeld, de “OCR”-modus die de kwaliteit vantekstdocumenten beoogt te verbeteren, kan soms het beeld verslechteren. We raden u dus aan om de standaard modi “document” en “foto” te gebruiken.
Het formaat van het document
Gezien de meeste documenten van A4-formaat zijn, raden wij u aan om goed te checken dat uw scanner bestanden in A4-formaat genereren.
De resolutie van de digitalisering
Het is raadzaam om een resolutie van 300dpi kleur te gebruiken om een beeld te beheren die voldoende groot en duidelijk is zonder evenwel een te groot bestand te hebben. De documentresolutie is heel belangrijk wanneer u aan herkenning wilt doen(OCR).
Het type document
Het pdf-formaat is een standaardformaat dat door iedereen wordt gebruikt. Het is aangewezen om een pdf-bestand te maken per document (factuur) en niet per pagina.
De smartphone
Een smartphone zal u toelaten om met behulp van een scanner een foto te nemen van een papieren document, om het automatisch te kaderen, er een digitaal document in pdf-formaat van te maken en om het te sturen naar het platform, gewoonlijk via eenspecifiek e-mailadres.
Keuze van de applicatie
Er bestaan veel applicaties op de markt die dittoelaten, bijvoorbeeld:
- Scanner Pro (iOS)
- Scanbot (Android)
- Microsoft Office Lens
- Tiny Scanner
- Adobe Scan
Het is absoluut af te raden om de “camera”-functie van uw smartphone te gebruiken om uw documenten te digitaliseren.
Configuratietips
Beeldresolutie:Â Om te voorkomen dat er te grote bestanden worden gemaakt, raden we u aan om geen te hoge beeldresoluties te gebruiken.
Uitlijning van het document:Â Hoewel de software u toelaat om documenten automatisch te corrigeren, raden we u aan om te proberen de foto van het document zo recht mogelijk te trekken, met een minimum aan schaduw.
Bestandsformaat: Het pdf-formaat wordt standaard door iedereen gebruikt, maar het is echter raadzaam om een bestand per document aan te maken (een document kan meerdere pagina’s bevatten).