Dématérialisation administrative

Fiscal Team

Etape 1 : la comptabilité accessible…

Max Fortpied, comptable associé chez Fiscal Team, se souvient très bien de ses premiers pas dans WinBooks Accounting : "Simplicité, très user friendly, facilité d'utilisation pour le comptable comme pour le profane et une très bonne stabilité… Ce programme, pour ne donner qu'un exemple, ne fait, jamais de fautes débit/crédit, ce qui n'est pas toujours le cas dans d'autres configurations…". Cette symbiose entre la comptabilité et la gestion, c'est le credo professionnel de Max Fortpied.

L'objectif, c'est de structurer au maximum notre travail en utilisant les moyens techniques d'aujourd'hui, tant pour le comptable que pour le dirigeant d'entreprise : optimisation des récupérations de données, automatisation de l'incorporation de pièces comptables, … Dès que l'entreprise est confrontée à de gros volumes, il faut devenir « cost effective » au niveau comptable. Par exemple, grâce aux services personnalisés fournis par un partenaire pour la récupération d'extraits bancaires électroniques (CODA), vous travaillez plus efficacement sur vos rappels, vos encodages bancaires sont quasi faits en temps réel et vous avez une vision au quotidien de la situation.’’

 

… partout et par tous.

Avec les dernières évolutions techniques, Fiscal Team a rapidement décentralisé ses serveurs et toute la problématique IT chez son partenaire et revendeur WinBooks. "Je faisais un peu tout au début mais chaque machine, c'est une configuration, un anti-virus, des backups, des licences, des upgrades… et une chance de se planter au moment précis où je ne suis pas là. Ce n'est définitivement pas notre métier !" Résultat ? Des postes virtuels toujours à jour et disponibles où que l'on se trouve, au bureau, à domicile ou chez le client.

 

Etape 2: la dématérialisation des factures.

Dans le même esprit, Fiscal Team s'intéresse évidemment à la dématérialisation des factures et intègre le logiciel Virtual Invoice de WinBooks. "Le scanning, c'est tout ou rien. On ne peut pas traiter une partie des clients à l'ancienne et d'autres dossiers en utilisant Virtual Invoice. Tout doit être intégré, factures et encodage des banques.

Avec ScanSend de Virtual Invoice, Fiscal Team scanne les documents et les envoie sur leur serveur distant directement dans le bon dossier de leur client. «Le matching automatique est très rapide : on parle d'environ 3 à 4 documents par seconde. De plus, ScanSend compresse très bien les fichiers, ce qui améliore la rapidité d'affichage d'une pièce à l'autre."

ScanSend, utilisé ici en interne, est aussi l'outil de prédilection pour que les clients puissent scanner et Configuration: WinBooks Accounting Fiduciaire et Virtual Invoice Light. Modules : Dictionnaire des Ecritures, Import/export, Annexes Fiscales, Virements nationaux, Virements internationaux, Analytique, Facturation, Gestion des abonnements, Gestion des immobilisés, Signalétique internet , Bilan BNB on line, Intrastat, Récupération des CODA, Comptabilité forfaitaire, Réseau, Reconnaissance à 100% (V.I.R.S.100) y compris Recherche plein texte et Filtre, Transfert dans les zones d’encodage des factures, ScanSend, 10 postes.

envoyer leurs factures directement dans leur dossier comptable auprès de fiduciaire. "Oui, nous l'avons diffusé auprès d'une vingtaine de clients mais cela demande un petit apprentissage chez eux pour qu'ils ne scannent pas tout, comme des rappels ou des notes d'envoi… C'est très efficace mais cela dépend aussi du facteur humain qui se trouve derrière le scan."

Prochaine étape pour Fiscal Team, la disparition pure et simple du papier. Max Forpied: "Simple : la facture arrive, elle est scannée et imputée, le PDF est certifié et horodaté par le logiciel ScanSend puis l'administration a un mois pour réclamer la version papier. Après ce délai, le PDF est considéré comme l'original et le papier peut techniquement être détruit." La digitalisation est en marche.