• [Accounting] A quoi sert le deuxième champ communication (VCS) dans l’encodage achat ?

    Cette information sera reprise dans la communication des virements fournisseurs générés par WinBooks.

  • [Accounting] Advantage Database Server ou Microsoft SQL Server. Quel est le bon choix ? (document en Anglais)

    To minimize the cost of deploying database applications you must match the database management system’s features to the application’s requirements. Using a complex enterprise database management system for embedded or distributed database applications results in unnecessary licensing, training, development, deployment, administration and support costs.

    Advantage Database Server (ADS) is designed for use in embedded and distributed systems so it requires no routine maintenance or support. The first year total cost of ADS is less than 10% of the cost for Microsoft SQL Server. The disk footprint of ADS is 1/50th of SQL Server’s yet ADS provides all the features you need including :

    • SMP support

    • Cluster support

    • Cross-platform support

    • Transaction control

    • Replication

    • A rich SQL dialect

    • An extensive SQL function library

    • A sophisticated query optimizer

    • Row level locking

    • No lock escalation

    • Navigational access

    • Declarative referential integrity

    • Declarative column and row constraints

    • A GUI database development tool

    • Drivers for all popular development tools

    • A sophisticated security system

    • A powerful data conversion utility

    Advantage Database Server easily converts applications that use Access, Paradox, dBase, FoxPro or Clipper tables to a client/server architecture. The conversion process is much easier than converting to SQL Server because ADS supports the navigational architecture your application is already designed for. There is no need to convert data access code to SQL and redesign your user interface for SQL’s set orientation. ADS lowers the cost of building new applications because it is much easier to learn and deploy than SQL Server. One measure of product complexity is the length of the vendor’s training programs. The requirement to become a certified SQL Server 2000 database.

    Want more info : HERE

     

  • [Accounting] Combien de plans analytiques maximum sont autorisés dans WinBooks ?

    On peut créer jusqu’à neuf plans analytiques, avec pour chaque plan un nombre illimité de valeurs (les comptes analytiques).

    Chaque imputation comptable peut indifféremment donner lieu à une ou plusieurs imputations analytiques, sur un ou plusieurs plans.

  • [Accounting] Comment activer le module Office API Full ?

    Please note that WinBooks is not compatible with Office 2010 64 bits.

    Les utilisateurs qui disposent d’une licence avec le module Office API full ont accès au menu supplémentaire WINBOOKS dans la liste des menus EXCEL.

    Si le menu WinBooks n’apparaît pas dans Excel, procédez comme suit pour activer le module :

    – Démarrez le programme WINBOOKS.

    – Ouvrez un dossier (PARFILUX par exemple).

    – Choisissez le menu DOSSIER.

    – Choisissez l’option IMPRIMER.

    – Sélectionnez une liste, par exemple la balance générale courante, en cochant la case correspondante.

    – Cliquez sur VISUALISER.

    – Cliquez sur EXPORT EXCEL.

    – Dans la fenêtre de dialogue, cochez la case pour ouvrir l’application EXCEL.

    – Cliquez sur OK.

    Ou établissez le lien entre WinBooks et Excel en procédant comme suit :

    – Sélectionnez le menu OUTILS de Excel.

    – Choisissez l’option MACROS COMPLÉMENTAIRES.

    – Cochez la case WINBOOKS FOR EXCEL.

    – Cliquez sur OK.

  • Comment afficher des codes ISO pays complémentaires dans la zone TVA de mes fiches tiers ?

    Dans le panneau de configuration, Tables générales/Pays,  définissez les codes ISO pays que vous utilisez fréquemment.

  • Comment afficher une fenêtre indiquant le solde final en sortie d’encodage de mon journal financier ?

    Dans le panneau de configuration, bandeau Comptabilité/Options d’encodage/onglet Banque et espèces, cochez la case (Afficher un message avec le solde final en sortie d’encodage).

  • [Accounting] Comment configurer le point comme séparateur des décimales ?

    WinBooks récupère les « regional settings » de Windows. Donc, si vous voulez configurer le séparateur pour les décimales au pavé numérique, il faut passer, dans Windows, par : DEMARRER – PARAMETRES – PANNEAU DE CONFIGURATION et sélectionner PARAMETRES REGIONAUX. Changez ces configurations dans les deux onglets : NOMBRES et SYMBOLES MONETAIRES. Indiquez comme symbole décimal le point et l’espace comme symbole de groupement de chiffres. (Tapez sur la barre d'espace).

  • [Accounting] Comment créer une disquette qui regroupe plusieurs listings annuels TVA ?

    La version 3.00 de WinBooks autorise le regroupement de plusieurs listings TVA sur un même support informatique.

    Les listings individuels des différents dossiers doivent au préalable être créés par dossier. (via Impression – Documents administratifs – Listing annuel TVA – support disquette)

    Le regroupement de plusieurs listings annuels TVA peut se créer au départ de n’importe quel dossier.

    Choisissez un placement et un nom unique pour le fichier regroupement.

    Complétez les informations complémentaires nécessaires à l’impression du document d’accompagnement. (Dénomination du bureau comptable,…)

    En cliquant sur le bouton « Ajouter », sélectionnez un par un les listings individuels qui ont déjà été créés par dossier. Il est possible de choisir plusieurs listings en même temps via les touches Windows (Shift et Ctrl)

    NB : Le bouton EFFACER vous permet d’effacer un par un les listings individuels et le bouton RAZ vous permet de les effacer tous en même temps.

    En cliquant sur le bouton Imprimer (ou Visualiser) le fichier de regroupement se sauvegarde sous le nom et le répertoire choisi ainsi que le document qui doit accompagner le formulaire officiel.

    La dernière page de l’impression est à usage interne et met en évidence les données manquantes éventuelles. Elle ne contrôle en rien la validité des listes individuelles contenues dans le fichier unique ainsi généré.

  • [Accounting] Comment décrypter un dossier WinBooks ?

    – Ouvrez le dossier concerné.

    – Choisissez le menu DOSSIER.

    – Sélectionnez le sous-menu MAINTENANCE, l’option DÉCRYPTER.

    – L’opération de décryptage est possible et nécessaire dans certains cas : pour changer la clé, pour pouvoir intervenir sur les fichiers, …

    – Le décryptage nécessite l’introduction de la clé de cryptage.

    – Encodez la clé et cliquez sur DÉCRYPTAGE.

    – Cliquez sur OK pour revenir au menu principal.

  • Comment définir des comptes centralisateurs multiples ?

    Dans le panneau de configuration, Comptabilité/Comptes centralisateurs,  définissez  les comptes centralisateurs clients et/ou fournisseurs supplémentaires.

    Pour rappel, Les comptes centralisateurs multiples peuvent être utilisés à des fins de gestion pour distinguer différents groupes de clients ou de fournisseurs. Par exemple, pour une société qui a des activités commerciales de deux types très différents, il peut être utile d'imputer les ventes à deux comptes centralisateurs clients différents, chaque compte centralisateur correspondant à des ventes dans l'une ou dans l'autre activité.

    Dès qu'un compte centralisateur supplémentaire a été ajouté, une mention supplémentaire apparaît dans la fiche de tiers pour indiquer le compte centralisateur attaché à ce tiers. Par défaut, c'est-à-dire si rien n'est spécifié dans la fiche de tiers, il s'agira du premier compte centralisateur. Un compte centralisateur sur lequel il y a eu des imputations ne pourra plus être modifié à postériori.

  • Comment définir des zones d’arrêts obligatoire lors des encodages ?

    Dans le panneau de configuration, bandeau Préférences utilisateur/Encodage,  définissez les zones d’arrêt  obligatoire.

  • [Accounting] Comment définir les préférences lors l’encodage des imputations analytiques ?

    Le paramétrage relatif à l’encodage des imputations analytiques détermine à quel moment s’ouvre la fenêtre de répartition analytique :

    – Soit systématiquement, au moment de l’enregistrement des documents.

    – Soit à la demande, en cliquant sur le bouton ANALYTIQUE lorsque la pièce comptable est à l’écran.

    Pour activer l’une ou l’autre option :

    – Choisir ANALYTIQUE dans le menu principal.

    – Sélectionner l’option PARAMÉTRAGE et ENCODAGES.

    – Cocher l’option AUTOMATIQUE ou l’option A POSTERIORI.

    – Sélectionner éventuellement dans les listes déroulantes une valeur par défaut pour le COMMENTAIRE ANALYTIQUE.

  • Comment définir une (ou plusieurs) langue(s) complémentaires pour l’établissement des documents à l’égard des tiers (rappels, factures,…) ?

    Dans le panneau de configuration, Paramètres du dossier/Options du dossier/onglet  langue/sous-onglet Tiers,  définissez les langues complémentaires que vous désirez gérer au niveau de vos documents tiers.

  • [Accounting] Comment déposer une déclaration TVA, un listing annuel TVA ou un relevé intracommunautaire via WinBooks et Intervat (format xml) ?

    Pour chaque cas, un fichier explicatif a été réalisé :

    Dépôt d'une déclaration TVA (formulaire 625) sur la plateforme Intervat (format xml) : ici

    Dépôt d'un listing annuel TVA (formulaire 725) sur la plateforme Intervat (format xml) : ici

    Dépôt d'un relevé intracommunautaire (formulaire 723) sur la plateforme Intervat (format xml) : ici

  • [Accounting] Comment dois-je faire pour modifier le libellé de mon exercice comptable?

    Vous pouvez modifier le libellé du ou des deux exercices en cours via le menu DOSSIER – PARAMETRAGE – GENERAL, onglet Exercice comptable, modifier le libellé de l'exercice.

  • [Accounting] Comment dois-je faire pour prolonger mon exercice comptable?

    Il est toujours possible de prolonger le dernier exercice en cours et ce, même si vous avez déjà comptabilisé sur cet exercice. Pour ce faire, vous devez aller dans le menu DOSSIER – PARAMETRAGE – GENERAL onglet Exercice/Plan comptable, modifier la période et/ou l'année de fin d'exercice.

  • [Accounting] Comment éditer ma déclaration TVA ?

    Le calcul et l’édition de la déclaration TVA est accessible via le menu DOSSIER-IMPRIMER- onglet "DOCUMENTS ADMINISTRATIFS". Sélectionnez DECLARATION TVA. Indiquez alors la période sur laquelle celle-ci doit être éditée.

    Le document imprimé est accepté par l’Administration.

  • [Accounting] Comment effacer l’accès à un dossier ou éventuellement les données complètes de ce dossier ?

     

    "Seul l’utilisateur SYSTEM a le droit de supprimer l’accès à un dossier, voir les données complètes du dossier. 
    Cette option est disponible uniquement si un dossier est activé. Si ce n’est pas le cas procédez d’ abord à l'ouverture d'un dossier en veillant à ne pas ouvrir celui que vous souhaitez effacer. 
    Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l’option UTILISATEURS/SOCIÉTÉS.
    Sélectionnez l’option « sociétés » dans le menu de sélection en haut à gauche de l’écran.
    Sélectionnez la société à supprimer. Notez qu’il est impossible de supprimer l’accès au dossier ouvert.
    Cliquez sur le bouton EFFACER, Confirmez la suppression de l’accès et entrez le code administrateur.
    Si vous voulez également supprimer physiquement les fichiers de votre disque, cliquez sur OUI lorsque WinBooks propose la suppression des fichiers et confirmez votre choix.
    La suppression physique des données est irréversible! ! ! En revanche, vous pouvez à tout moment rétablir l'accès à un dossier.
    Après suppression de l’accès ou suppression physique du dossier, celui-ci n’apparaît plus dans la liste des sociétés."
  • [Accounting] Comment effectuer la mise à jour ou le recalcul d’une feuille Excel comprenant des fonctions WinBooks ?

     

    "La mise à jour ou rafraîchissement des valeurs calculées dans un classeur ou une feuille de calcul se fait en fonction du paramétrage demandé dans Excel : soit automatiquement dès qu’une donnée est modifiée, soit à la demande.
     
    Pour modifier le paramétrage dans Excel :
    – Sélectionnez OPTIONS dans le menu outils de Excel.
    – Cliquez sur l’onglet CALCUL.
    – Cochez la case SUR ORDRE si vous souhaitez rassembler dans un même classeur ou dans une même feuille de calcul les données provenant de différents dossiers ou des données provenant d’exercices différents d’un même dossier. 
    – En retenant le calcul sur ordre, vous pourrez observer que les valeurs calculées dans une feuille de calcul ne sont pas modifiées instantanément si par exemple vous fermez le dossier actif pour ouvrir un dossier différent.
    – Pour obtenir les résultats mis à jour pour de nouvelles données, vous devrez faire appel à l’option CALCULER du menu WINBOOKS dans Excel.
     
    Pour obtenir le rafraîchissement des valeurs calculées :
    – Pointez si nécessaire un groupe de cellules ou une feuille de calcul.
    – Sélectionnez l’option CALCULER dans le menu WINBOOKS de Excel.
    – Cliquez sur SÉLECTION, sur FEUILLE ACTIVE ou sur TOUTES LES FEUILLES selon ce que vous souhaitez comme mise à jour.
    – Excel donne, pour le choix indiqué, le résultat des calculs pour le dossier actif au moment de la demande."
  • Comment effectuer un test de cohérence de mes données comptables ?

    Dans le menu Outils, choisissez l’option "Test comptable".

  • [Accounting] Comment encoder un code postal étranger dans une fiche client ou fournisseur ?

    Lorsque vous êtes dans la FICHE de ce tiers (client ou fournisseur), cliquez sur la loupe se trouvant à coté de Code Post.

    Vous vous trouvez alors dans la table des Codes Postaux. Faites NOUVEAU [F9] et indiquez d’abord le code pays (2 lettres) suivi du code postal. Indiquez ensuite le libellé de ce code postal.

    Enfin, faites SELECTION et ce code postal est repris dans la fiche signalétique de ce tiers.

  • [Accounting] Comment encrypter un dossier WinBooks ?

    – Ouvrez le dossier pour lequel vous souhaitez protéger les données.

    – Choisissez le menu DOSSIER.

    – Sélectionnez le menu MAINTENANCE et l’option ENCRYPTER.

    – Encodez la CLÉ DE CRYPTAGE sans oublier de la mémoriser dans un endroit sûr. La clé de cryptage confidentielle peut comporter jusqu’à 20 caractères.

    – Introduisez la clé de cryptage une deuxième fois pour confirmation en respectant les majuscules et minuscules.

    – Par défaut, cette clé doit être donnée à chaque accès au dossier. Si vous ne souhaitez pas sécuriser l’accès au dossier, décochez la case.

    – Cliquez sur le bouton CRYPTAGE et confirmez votre choix.

    – Avant de procéder au cryptage, WinBooks demande le CODE ADMINISTRATEUR qui figure sur la fiche d’identification de la licence. Introduisez le code administrateur et cliquez sur OK.

    – La mention ENCRYPTED apparaît dans la barre de titre de WinBooks.

     

    PS : Si vos données sont encryptées dans le cadre du module de sécurité, inutile de demander un encryptage supplémentaire pour faire le backup par exemple. Le cas échéant, sachez que les deux clés de cryptage sont indépendantes l’une de l’autre.

  • [Accounting] Comment enregister une facture de TVA pure (TVA uniquement) ?

    Dans le cas d’une facture uniquement relative à un montant TVA, il suffit de laisser la partie "imputations comptables" vide. Cliquez dans la partie de droite "récapitulatif TVA", choisissez un code TVA de type générique (donc sans pourcentage associé par ex : BS), mettez zéro dans la base et complétez le montant TVA. Il vous reste à enregistrer la facture.

  • [Accounting] Comment enregistrer une facture avec un escompte conditionnel?

    Dans un tel cas, il est plus simple d’utiliser la 2ème méthode d’encodage (Pour de plus amples informations, référez-vous à l’aide en ligne : L’encodage des factures – L’écran d’encodage des factures – Les deux méthodes d’encodage).

    Prenons l’exemple suivant : facture de base 1000 BEF avec une tva de 21% et un escompte conditionnel de 2%.

    Le montant total de la facture est donc de 1206 BEF ( {1000 – 20} x 1.21).

    Dans la partie imputations comptables, il faut introduire la totalité du chiffre d’affaires soit 1000 BEF sans associer de code TVA.

    Dans la partie récapitulatif TVA, on encode d’une part la partie soumise à la TVA soit 980 BEF avec le code TVA 21% et d’autre part l’escompte de 20 BEF avec le code TVA SC.

     

    facture escompte conditionnel

  • [Accounting] Comment enregistrer une facture avec une partie de la TVA non déductible ?

    Dans un tel cas, il est plus simple d’utiliser la 2ème méthode d’encodage (Pour de plus amples informations, référez-vous à l’aide en ligne : L’encodage des factures – L’écran d’encodage des factures – Les deux méthodes d’encodage).

    Prenons l’exemple suivant : facture d’achat de service : base 1000 BEF, TVA de 21%, 50% déductible.

    Le montant total de la facture est donc de 1210 BEF.

    Dans la partie imputations comptables, il faut introduire la totalité du chiffre d’affaires soit 1000 BEF sans associer de code TVA.

    Dans la partie récapitulatif TVA, on encode d’une part le code TVA 21% (par exemple BS21) avec la moitié de la base soit 500 BEF et la partie de TVA déductible soit 105 BEF et d’autre part le code TVA non déductible (par exemple BSN21) avec une base de 500 BEF et la partie de TVA non déductible soit 105 BEF.