WinBooks Connect : Le Nouveau Defi WinBooks

Aujourd’hui, les fiduciaires travaillent avec un nombre croissant de clients et conséquemment un nombre toujours grandissant de dossiers et de documents à gérer.
De l’autre côté, les entreprises ont d’avantage d’exigences de contrôle de leurs chiffres. De surcroit, les clients des fiduciaires souhaitent une meilleure accessibilité à leurs données, mais aussi plus de mobilité.
L’échange de données entre la fiduciaire et son client ne va pas toujours de soi, il existe trop souvent un manque de contact structuré et convivial entre le client, la fiduciaire et le logiciel. WinBooks Connect, véritable plateforme d’échange collaborative propose des outils facilitant l’accès et l’échange des documents.

WinBooks Connect, c’est une porte d’entrée commune au comptable et à son client à un large éventail de services accessible à tout moment via internet. Le WinBooks Connect, c’est le fondement du binôme comptable – client.

WINBOOKS, RÉSOLUMENT TOURNÉ VERS LE FUTUR

Conçu tant pour les tablettes tactiles que pour vos PC, le WinBooks Connect, c’est notre petite révolution. Dans la tendance actuelle, WinBooks ne considère même pas son nouveau bébé comme un complément à sa large gamme, mais comme une nécessité qui répond mot pour mot aux besoins de notre époque.

Le WinBooks Connect, c’est un véritable fil d’Ariane dans la comptabilité, le lien entre la fiduciaire, son client et toutes les pièces comptables et légales de l’entreprise. En effet, ce portail WinBooks permet tant l’échange et le stockage de documents, qu’une communication ciblée et continue avec son comptable. L’application a été conçue pour une simplicité maximale, même pour les cancres de la compta. Et c’est ici que réside le potentiel du WinBooks Connect, l’application est tellement « user friendly » qu’elle va permettre au client de s’investir dans ses chiffres, mais aussi d’être plus prompt face à ses obligations fiscales. Un aspect des choses qui va plaire aux fiduciaires qui vont pouvoir répartir leur charge de travail, éviter les urgences de dernière minute, mais surtout dégager du temps pour jouer leur rôle de conseil auprès de leurs clients.

LES FONCTIONS

« Le WinBooks Connect se présente comme un site web, son utilisation est donc réellement instinctive. Un menu général à gauche, un « bureau » au centre et les dernières notifications dans la colonne de droite. Dans le menu principal, nous allons retrouver les six fonctions de bases ».

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FACTURES

Le client se retrouve sur son «bureau» où il va pouvoir télécharger toutes ses factures. WinBooks propose différentes méthodes toutes aussi simples les unes que les autres : photos, scans ou pdf peuvent être soit uploadés soit envoyés via une adresse mail définie reliée à WinBooks Connect. Une fois les factures déposées sur son desk, le client a la possibilité de rajouter certaines infos comme la date d’échéance, le montant à payer,… Ensuite, il lui suffit de les partager avec sa fiduciaire pour qu’elle puisse les encoder manuellement ou automatiquement via Virtual Invoice. Une fois les factures traitées, elles se retrouveront dans les archives de son application. En outre, toutes les factures d‘achat étant centralisées sur le portail, WinBooks donne accès au client à un système simple et efficace de gestion de ses paiements : proposition des factures échues et marquage des factures payées.

DOCUMENTS

Ici, le client et sa fiduciaire vont pouvoir déposer tous les documents qui ont trait au dossier comptable tels que les procès verbaux d’assemblée générale, les contrats fournisseurs, les statuts publiés au Moniteur,… Le client pourra aussi y consulter tous les documents publiés depuis WinBooks par sa fiduciaire comme les balances, la DTVA,..C’est le client et son comptable qui créent leur propre structure de classement. A nouveau, libre à eux de rajouter des informations liées à tel ou tel document. C’est également ici que vous retrouverez toutes vos archives.

MESSAGERIE

La messagerie du WinBooks Connect fonctionne comme un «chat», un dialogue continu entre le comptable et son client. En outre, il est egalement possible de commencer une conversation à partir de n’importe quel document. Cette option permet au client et à sa fiduciaire d’avoir une discussion ciblée.

TÂCHES

Cette fonction sur WinBooks Connect se présente sous forme de calendrier où client et comptable peuvent encoder les différentes tâches à accomplir. Toutes les échéances légales s’y retrouvent automatiquement générées par WinBooks.

DASHBOARD

Le WinBooks Connect vous offre un récapitulatif schématisé de votre comptabilité. L’application propose trois subdivisions : une synthèse de vos liquidités, les balances âgées clients et fournisseurs, les comptes de résultats. Chaque section permet ensuite de connaître des détails plus précis : détail par compte général, détail par tiers,… Le Dashboard vous donne aussi la possibilité de contrôler et d’analyser votre comptabilité de manière globale grâce à des graphiques, des ratios et des indicateurs croissants ou décroissants.

FACTURATION GRATUITE

Le WinBooks Connect vous propose également un accès gratuit à un programme de facturation light*. Le client encode ses factures. Ses clients reçoivent leurs factures par email et elles sont également automatiquement envoyées sur WinBooks Connect.

UN FLUX D’INFORMATIONS CONTINU

Client

J’envoie toutes mes factures d’achat sur le portail via email ou upload : mon comptable peut les traiter au jour le jour.

Je reçois un accès à un module de facturation gratuite : mes factures émises sont envoyées directement à ma fiduciaire.

Je suis prévenu de l’échéance de paiement de la TVA et accède au détail de ma DTVA.

Via le système de calendrier et de gestion des tâches, je connais toute mes obligations et mes échéances comptables.

J’ai accès à toutes les pièces de mon dossier comptable, partout et à tout moment grâce au système d’archivage.

J’entretiens un dialogue continu et constructif avec ma fiduciaire.

Fiduciaire

Dans le dossier WinBooks de mon client, je suis automatiquement averti qu’il y a de nouvelles factures d’achats déposées par ce dernier. Si j’utilise le processing de WinBooks avec Virtual Invoice les encodages me sont proposés automatiquement. J’ai accès à toutes les informations complémentaires encodées par mon client.

L’accès à la facturation gratuite pour mon client entraine une alimentation automatique de son dossier comptable WinBooks.

Je « push » sa déclaration TVA sur le portail et tout autre rapport le concernant : bilan, tableau d’amortissement, balance,.. il y a accès directement.

Via le système de gestion des tâches, je demande à mon client de me procurer certaines pièces justificatives. Je suis notifié dès que mon client dépose ces documents. Une fonction très pratique notamment lors de la clôture de l’exercice.

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* Voir conditions d’utilisations sur: https://www.winbooks.be

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